Häufig gestellte Fragen

Wann und wo fand die ordentliche Hauptversammlung 2023 statt?

Die ordentliche Hauptversammlung 2023 der ABOUT YOU Holding SE fand am Freitag, den 23. Juni 2023, um 10:00 Uhr MESZ als virtuelle Hauptversammlung statt.

Wie konnten Aktionär*innen bzw. ihre Bevollmächtigten die ordentliche Hauptversammlung 2023 verfolgen?

Für ordnungsgemäß angemeldete Aktionär*innen bzw. ihre Bevollmächtigten wurde die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton live über das Aktionärsportal (erreichbar ab 2. Juni 2023 unter hauptversammlung.aboutyou.de) übertragen.

Zugriff auf das Aktionärsportal hatten die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär*innen bzw. Bevollmächtigten. Diese erhielten mit der Anmeldebestätigung die entsprechenden Zugangsdaten, unter deren Verwendung sie auf das Aktionärsportal zugreifen konnten.

Wo fanden Aktionär*innen bzw. ihre Bevollmächtigten ihre Zugangsdaten für das Aktionärsportal?

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhielten die Aktionär*innen von der Anmeldestelle eine Anmeldebestätigung, die die persönlichen Zugangsdaten für das Aktionärsportal beinhaltet.

Auf welcher Grundlage wurde die ordentliche Hauptversammlung 2023
virtuell abgehalten?

Mit dem Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Änderungen genossenschafts- sowie insolvenz- und restrukturierungsrechtlicher Vorschriften (BGBl. I 2022, S. 1166) hat der Gesetzgeber mit § 118a AktG die Möglichkeit geschaffen, dass die Satzung vorsehen oder den Vorstand dazu ermächtigen kann, vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionär*innen oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird.

Aufgrund der Übergangsvorschrift des § 26n Abs. 1 EGAktG kann der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats für Hauptversammlungen, die bis einschließlich 31. August 2023 einberufen werden, entscheiden, dass die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach § 118a AktG abgehalten wird. Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, von dieser gesetzlichen Möglichkeit Gebrauch zu machen und die Hauptversammlung 2023 als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.

In welcher Sprache wurde die ordentliche Hauptversammlung 2023 abgehalten?

Die Hauptversammlung 2023 wurde in deutscher Sprache abgehalten. Eine Übertragung mit englischer Übersetzung war verfügbar, ebenso wie eine Übertragung in Deutscher Gebärdensprache (DGS).

Wie und bis wann konnten Aktionär*innen bzw. ihre Bevollmächtigten ihre Stimme per elektronischer Briefwahl abgeben bzw. per Briefwahl abgegebene Stimmen ändern oder widerrufen?

Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl waren nur diejenigen Aktionär*innen berechtigt, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den Berechtigungsnachweis erbracht haben. Die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl erfolgte ausschließlich über das Aktionärsportal und konnte ab dem 2. Juni 2023 und auch am Tag der Hauptversammlung bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Aussprache abgegeben werden. Bis zu diesem Zeitpunkt konnten abgegebene Stimmen über das Aktionärsportal geändert oder widerrufen werden

Aktionär*innen konnten ihr Stimmrecht und die sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte auch durch eine/n Bevollmächtigte*n, z. B. durch einen von § 135 AktG erfassten Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine/n sonstige/n Dritte*n, ausüben lassen. Auch dann waren für den betreffenden Aktienbestand eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich.

Bis wann konnten Aktionär*innen bzw. ihre Bevollmächtigten schriftliche Stellungnahmen zur Tagesordnung einreichen?

Die Stellungnahmen mussten ABOUT YOU bis zum Ablauf des 17. Juni 2023, 24.00 Uhr MESZ, zugehen. Stellungnahmen waren in Textform in deutscher Sprache über das Aktionärsportal zu übermitteln. Sie durften maximal 10.000 Zeichen (inklusive Leerzeichen) umfassen.

ABOUT YOU hat die Stellungnahmen bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 18. Juni 2023, 24.00 Uhr MESZ, unter Nennung des Namens der übermittelnden Aktionär*innen im Aktionärsportal (erreichbar unter hauptversammlung.aboutyou.de) zugänglich gemacht.

Wie konnten Aktionär*innen bzw. ihre Bevollmächtigten das Auskunfts-, Antrags- und Rederecht ausüben?

Die der Hauptversammlung elektronisch zugeschalteten Aktionär*innen bzw. ihre Bevollmächtigten hatten in der Hauptversammlung ein im Wege der Videokommunikation wahrzunehmendes Rede-, Auskunfts- und Nachfragerecht.

Zur Ausübung des Rederechts konnten Redebeiträge ab Beginn der Hauptversammlung über das Aktionärsportal angemeldet werden. Technische Voraussetzung für die Wahrnehmung des Rederechts war, dass Aktionär*innen bzw. ihre Bevollmächtigten über ein internetfähiges Endgerät verfügen, welches ebenfalls eine Kamera und ein Mikrofon hat, auf das jeweils vom Browser aus zugegriffen werden kann. ABOUT YOU behielt sich das Recht vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär*in bzw. ihren Bevollmächtigten und ABOUT YOU in der Hauptversammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und den Redebeitrag zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt war.

Wo können Aktionär*innen bzw. ihre Bevollmächtigten etwaige Gegenanträge und Wahlvorschläge einsehen?

Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und Abs. 3 AktG werden zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionär*innen einschließlich des Namens, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich unter hauptversammlung.aboutyou.de veröffentlicht.

Für Wahlvorschläge von Aktionär*innen gemäß § 127 AktG gelten die vorstehenden Ausführungen für die Zugänglichmachung des Wahlvorschlags sinngemäß.

Konnten auch Nicht-Aktionär*innen die ordentliche Hauptversammlung 2023
verfolgen?

Ja. Die Hauptversammlung 2023 wurde teilweise unter hauptversammlung.aboutyou.de übertragen, ohne dass eine Anmeldung und persönlichen Zugangsdaten für das Aktionärsportal erforderlich war. Die Übertragung wurde nach der Rede des Aufsichtsrats beendet.

Ist die ordentliche Hauptversammlung 2023 im Anschluss online verfügbar?

Die ordentliche Hauptversammlung 2023 wurde nicht online verfügbar. Die Videoaufzeichnung der Rede des Vorstandes ist jedoch  unter hauptversammlung.aboutyou.de zur Verfügung gestellt.

Häufig gestellte Fragen

Wann und wo fand die ordentliche Hauptversammlung 2022 statt?

Die ordentliche Hauptversammlung 2022 von ABOUT YOU fand am Dienstag, den 23. August 2022, um 10:00 Uhr (MESZ) virtuell statt.

Warum wurde die ordentliche Hauptversammlung 2022 virtuell abgehalten?

Entsprechend den Vorgaben des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (BGBl. I 2020, S. 570; zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. September 2021, BGBl. I 2021, S. 4147 ff.; im Folgenden „COVMG“) und unter Abwägung der Vor- und Nachteile für unsere Aktionär*innen und die Beteiligten bei der Durchführung unserer Hauptversammlung hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung in diesem Jahr als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.

Wie konnten Aktionär*innen die ordentliche Hauptversammlung 2022 verfolgen?

Für ordnungsgemäß angemeldete Aktionär*innen oder ihre Bevollmächtigten wurde die gesamte Hauptversammlung, einschließlich der Beantwortung der eingereichten Fragen während der Hauptversammlung und der Abstimmungen, in Bild und Ton live über das HV-Portal portal.aboutyou.de übertragen.

Zugriff auf das HV-Portal hatten die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionär*innen. Diese haben mit der Anmeldebestätigung die entsprechenden Zugangsdaten erhalten. Aktionär*innen oder Bevollmächtigte konnten dann unter Verwendung dieser Zugangsdaten auf die Bild- und Tonübertragung zugreifen.

Wo fanden Aktionär*innen ihre Zugangsdaten für das HV-Portal?

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes erhielten die Aktionär*innen von der Anmeldestelle eine Anmeldebestätigung, die die persönlichen Zugangsdaten für das HV-Portal beinhaltet.

Wie konnten Aktionär*innen oder ihre Bevollmächtigten neue Zugangsdaten erhalten, wenn sie ihre Zugangsdaten nicht finden?

Aktionär*innen konnten sich über das Passwort-Vergessen-Verfahren ein neues Passwort anfordern und sich dieses per E-Mail (falls diese bereits im HV-Portal hinterlegt wurde) oder postalisch zusenden lassen.

Sofern die Aktionär*innen ihre Zugangskennung nicht finden konnten, war es ihnen möglich sich unter Angabe des Namens und der Adresse an aktionaersportal2022@better-orange.de zu wenden. Als Bevollmächtigter war zusätzlich der Name der bevollmächtigenden Aktionär*in und dessen bzw. deren Adresse anzugeben. Die neuen Zugangsdaten werden an die bei der Anmeldung bzw. bei der Bevollmächtigung angegebene Adresse der Aktionär*in bzw. des Bevollmächtigten versendet. Die Postlaufzeiten von mehreren Tagen waren zu beachten.

Wie und bis wann konnten Aktionär*innen Fragen stellen?

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionär*innen oder deren Bevollmächtigte konnten bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung, also bis spätestens 21. August 2022, 24:00 Uhr MESZ (Eingang bei ABOUT YOU), Fragen über das HV-Portal einreichen.

Wie und bis wann konnten Aktionär*innen oder ihre Bevollmächtigte ihre Stimme per elektronischer Briefwahl abgeben bzw. per Briefwahl abgegebene Stimmen ändern oder widerrufen?

Die Stimmabgabe im Wege der elektronischen Briefwahl erfolgte ausschließlich über das HV-Portal. Die Briefwahl-Stimme konnte ab dem 2. August 2022 und auch am Tag der Hauptversammlung bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung abgegeben werden. Bis zu diesem Zeitpunkt konnten abgegebene Stimmen über das HV-Portal geändert oder widerrufen werden.

Wie und bis wann konnten Aktionär*innen den von ABOUT YOU benannten Stimmrechtsvertreter*innen Vollmacht und Weisungen erteilen oder den von ABOUT YOU benannten Stimmrechtsvertreter*innen Vollmachten und Weisungen erteilen?

Aktionär*innen, die die von ABOUT YOU benannten Stimmrechtsvertreter*innen über das HV-Portal bevollmächtigen wollten, konnten Vollmachten nebst Weisungen auch am Tag der Hauptversammlung bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung über das HV-Portal übermitteln.

Aktionär*innen, die die von ABOUT YOU benannten Stimmrechtsvertreter*innen postalisch oder per E-Mail bevollmächtigen wollten, konnten Vollmachten nebst Weisungen bis zum 22. August 2022, 24:00 Uhr MESZ (Eingang bei ABOUT YOU) postalisch oder per E-Mail an folgende Hauptversammlungsadresse übermitteln:

ABOUT YOU Holding SE
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
Deutschland
E-Mail: aboutyou@better-orange.de

Gleiches galt für die Änderung und den Widerruf erteilter Vollmachten und Weisungen, die auf diesem Weg erfolgen sollen.

Über das HV-Portal waren Änderungen und der Widerruf von bereits – über das HV-Portal und schriftlich (postalisch oder per E-Mail) – erteilten Vollmachten nebst Weisungen auch noch am Tag der Hauptversammlung bis zur förmlichen Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung durch den Versammlungsleiter im Anschluss an die Fragenbeantwortung möglich.

Weitere Informationen zur Nutzung des HV-Portals und zur Erteilung von Vollmachten nebst Weisungen sowie die entsprechenden Informationen für die Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht fanden sich auf der Anmeldebestätigung, die den Aktionär*innen nach ordnungsgemäßer Anmeldung übersandt werden, und sind auch unter hauptversammlung.aboutyou.de abrufbar.

Wo konnten Aktionär*innen etwaige Gegenanträge und Wahlvorschläge einsehen?

Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und Abs. 3 AktG wurden zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionär*innen einschließlich des Namens, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich unter portal.aboutyou.de veröffentlicht.

In welcher Sprache wurde die ordentliche Hauptversammlung 2022 abgehalten?

Die ordentliche Hauptversammlung 2022 wurde in deutscher Sprache abgehalten. Eine Übertragung mit englischer Übersetzung war verfügbar, ebenso wie eine Übertragung in Deutscher Gebärdensprache (DGS).

Konnten auch Nicht-Aktionär*innen die ordentliche Hauptversammlung 2022
verfolgen?

Nicht-Aktionär*innen hatten keinen Zugang zum passwortgeschützten HV-Portal. Die Videoaufzeichnung der Rede des Vorstandes wird jedoch anschließend unter hauptversammlung.aboutyou.de zur Verfügung gestellt.

Wird die ordentliche Hauptversammlung 2022 im Anschluss online verfügbar sein?

Die ordentliche Hauptversammlung 2022 war nicht online verfügbar. Die Videoaufzeichnung der Rede des Vorstandes wird jedoch anschließend unter hauptversammlung.aboutyou.de zur Verfügung gestellt.